Klanten
Hier voeg je gemakkelijk je klanten toe aan het systeem. Zodat je deze gegevens maar éénmalig hoeft in te voeren. Vervolgens hoef je bij het maken van een factuur, offerte, werkorder, website bestelling, agenda item of wat dan ook alleen nog maar te beginnen met typen van de klantnaam en het systeem komt direct al met de relevante klant suggesties, hoe handig is dat.
Leveranciers
Natuurlijk heeft jouw onderneming ook producten of diensten nodig waar meestal een prijskaartje aan vast zit. Waar je producten en of diensten van afneemt kun je ook wel leveranciers noemen ze leveren immers iets aan jou. Hier kun je gemakkelijk je leveranciers toevoegen. Daarna kun je gemakkelijk je inkoop facturen koppelen aan de betreffende leverancier. Aan het einde van het jaar kun je per leverancier zien wat je eraan uit hebt gegeven wel zo makkelijk.
Website bestellingen
Tegenwoordig komt het steeds vaker voor dat je als bedrijf ook een eigen webshop hebt. Hier kun je dan je website bestellingen / orders gemakkelijk verwerken. Stel mensen mogen achteraf betalen of eerst het product proberen dan is het handiger dat ze eerst order krijgen en pas als ze deze betaald hebben om ze vervolgens de factuur hiervan toe te sturen. Net als in de supermarkt dat je na het afrekenen nu je kassabon krijgt. Waarom? Omdat als men de betaling niet verricht en de aankoop niet doorgaat je dan niet een creditatiefactuur hoeft te sturen wat een boel administratiewerk scheelt en het is nog veiliger, want dan kan kunnen ze niet de eerste factuur wel in hun boekhouding doen en de creditatiefactuur niet in hun boekhouding doen. Bij digitale producten die je gemakkelijk weer kunt blokkeren is dit handig, maar bij fysieke producten of unieke producten welke minder waard kunnen worden door beschadiging of wat dan ook dan is direct een factuur wel raadzaam.
Agendafunctie
Wanneer je een afspraak met een klant hebt gemaakt om bepaalde werkzaamheden voor die klant uit te voeren is het wel handig dat je deze precies werkzaamheden noteert en wanneer je dit met de klant afgesproken hebt. Het is dan natuurlijk erg handig om dit in je agenda op één oog opslag te kunnen zien. Elk agenda item krijgt zelfs zijn eigen kleurtje wel zo overzichtelijk en ziet er wel vrolijk uit.
Werkorders
Een werkorder gebruik je voor jezelf / eigen administratie om bij te houden welke werkzaamheden je voor een klant gedaan hebt of voor de klant gaat doen. Veel klanten willen graag dat je je werkzaamheden uiteindelijk specificeert op de factuur met wat je gedaan hebt en hoeveel uur je hieraan hebt besteed en welke dag dit plaats heeft gevonden.
Als je pas aan het einde van de maand de factuur mag sturen dan is het onmogelijk om te weten welke werkzaamheden je precies gedaan hebt en op welke dag. Het is dan raadzaam om dit bij te houden in een werkorder. Aan het einde van de maand zet je de werkorder met één druk op de knop naar een factuur en klaar ben je.
Offertes
Er zijn ook klanten die niet van verrassingen houden van wat ze moeten gaan betalen. Ze willen dan graag van te voren weten wat de werkzaamheden en eventuele producten gaan kosten. Je maakt dan een prijsafspraak door een offerte naar de klant te sturen. Vervolgens zal de klant hierop reageren met een akkoord of niet. Bij akkoord kun je vervolgens een afspraak met de klant maken om de werkzaamheden uit te voeren en of de betreffende producten te leveren. Mocht je van te voren niet weten wat het gaat kosten dan is het niet verstandig om een offerte te sturen, omdat de klant uitgaat van de kosten zoals op de offerte is aangegeven.
Facturen klanten
Sommige ondernemers vinden facturen sturen het leukste wat er is en sommige ondernemers hebben er een hekel aan, omdat ze vaak vergeten zijn wanneer precies en wat ze precies voor een klant gedaan hebben doordat ze dit niet hebben bijgehouden in een werkorder. Een factuur stuur je naar de klant wanneer je werkzaamheden afgerond zijn of jouw producten aan de klant geleverd zijn. Hierbij staat specifiek welke producten en of diensten je geleverd hebt en wat dit per uur of per stuk gekost heeft met het totaalbedrag onderaan de streep. Elk factuurnummer moet uniek zijn, en de BTW percentages moeten kloppen etc. maar daar zorgt dit systeem voor. Het enige wat je zelf moet weten welke BTW soort van toepassing is. Meestal is dat BTW hoog voor producten en diensten en BTW laag voor bepaalde voeding en BTW 0% voor tweedehands spullen ook wel marge goederen genoemd.
Facturen leveranciers
Hier zet je de facturen van je leveranciers neer oftewel je inkoop facturen. Waarom? Omdat dit kosten zijn welke ook inzichtelijk moeten zijn voor jezelf maar al helemaal voor de belastingdienst. Het is verstandig om je kosten goed bij te houden in je administratie, want je betaald belasting over je winst en de kosten die je hebt gemaakt drukken je winst natuurlijk. Ook voor de omzetbelasting moet je deze kosten weten en weten hoeveel BTW je over deze kosten hebt betaald aan je leveranciers. Want de BTW die je hebt betaald aan je leveranciers kun je terug krijgen van de belastingdienst mits je aan de eisen voldoet van de belastingdienst dat je een ondernemer bent en niet mee doet aan de KOR (kleine ondernemingsregeling) welke sinds 1 januari 2020 in het leven is geroepen in deze vorm door de belastingdienst. In een notendop betekent dit dat je geen BTW aan klanten in rekening brengt maar ook geen recht hebt op BTW teruggave welke je aan leveranciers hebt betaald. Ook al doet je onderneming mee met de KOR regeling, dan nog ben je verplicht een deugdelijke administratie hiervan bij te houden, wat ook logisch is want kosten hebben niet alleen betrekking op de omzetbelasting maar ook op de inkomstenbelasting.
Producten / diensten
Hier zie je een overzicht op basis van categorieën wel zo overzichtelijk welke producten en diensten je allemaal levert. Verder kun je hier producten en diensten toevoegen welke je later weer kunt gebruiken bij het maken van een werkorder, offerte of factuur wel zo gemakkelijk. Waarom? Omdat je dan voor elke klant de productomschrijving en prijs exact hetzelfde staat wat er wel zo netjes uit ziet en omdat je dit dan niet voor elke factuur elke keer weer met de hand hoeft in te typen. Maar wat als je productomschrijving of prijs net iets afwijkt van hoe je het als standaard in het systeem gedefinieerd hebt? Dan is er nog geen man over boord want je kunt dit dan gewoon alsnog aanpassen om de factuur zonder dat dit in het systeem ook wordt aangepast voor andere facturen.
Kasboek
Wat moet je met een kasboek? Tja goeie vraag. Bij de meeste ondernemers worden inderdaad betalingen meestal digitaal verricht. Dit kan via de PIN gaan of via iDeal of dat het wordt overgemaakt. Toch kan het nog steeds voorkomen dat mensen contant betalen. Doordat contante betalingen niet (direct) op je bankrekening terecht komen is het ook niet mogelijk om deze gegevens digitaal in je administratie te importeren. Een kasboek is dus altijd een handmatige actie. Voorheen werd dit meestal letterlijk bijgehouden in een notitieblok met wat er aan contant is binnengekomen en wat er aan contant is uitgegaan. Zodat je altijd voor jezelf en de belastingdienst weet hoeveel contant je in kas moet hebben. Je kas is dus je contant geld in je kassa, kluis of portemonnee. Als er minder contant geld aanwezig is dan volgens je kasboek dan weet je dat of er uitgaand geld niet goed is geadministreerd in het kasboek of dat het misschien kwijt of gestolen is.
Bankboek
Hierin staan al je bij- en afschrijvingen van je bankrekening ook wel mutaties genoemd. Het is belangrijk om te weten of een factuur betaald is of niet en dat dit ook zichtbaar is en dus geregistreerd is. Gelukkig wordt dit in tegenstelling van contant geld elke mutatie keurig netjes geregistreerd in je bankboek. Per bankmutatie wordt er bijgehouden net als wat je voor het kasboek handmatig moet doen wat het mutatiebedrag is en wat je banksaldo na de betreffende mutatie is. Vervolgens is het belangrijk deze mutaties te koppelen aan je inkoop en verkoop facturen zodat je aan de hand daarvan precies kunt zien of een factuur voldaan is of dat er nog een gedeelte betaald moet worden van de factuur. Aan de hand hiervan weet je of je nog een actie moet uitvoeren hetzij de factuur betalen aan de leverancier hetzij de klant een herinnering sturen.
Omzet periodes
Het kan per ondernemer verschillend zijn van welke periode hij of zij de omzet wil weten. Wil je bijvoorbeeld weten wat de omzet was van een bepaalde actie periode dan kun je gemakkelijk hier een omzet periode toevoegen met de omschrijving van de betreffende actie periode. Naast actie periodes wil je natuurlijk ook de omzet weten wanneer je omzetbelasting moet gaan doen. De ene ondernemer moet dit elke maand doen en andere andere ondernemer per kwartaal. Vervolgens voeg je de omzetperiode toe van het betreffende kwartaal of maand om in één opslag de omzet van de betreffende periode te kunnen zien.
Voorraadsysteem
Het voorraadsysteem is extreem dynamisch kun je wel zeggen. Waar bij de meeste systemen het neerkomt op meestal een naam, omschrijving en een prijs gaan wij een heel stuk verder. Waarom? Omdat we hebben gemerkt aan onze klanten dat zij veel unieke producten hebben met hun eigen producteigenschappen en vervolgens ook gemakkelijk weer terug kunnen zoeken per product eigenschap. Een autoband heeft bijvoorbeeld hele andere producteigenschappen beter gezegd productspecificaties dan bijvoorbeeld een brood of een kinderwagen.
Online samenwerken
Je kiest zelf of en wie je rechten kunt geven in je online omgeving. Ook kies je waar die persoon wel en niet bij kan. Dit betekent ook dat er meerdere mensen tegelijk kunnen werken in het programma, zo ook bijvoorbeeld je accountant.
Vernieuwend
Het programma is gebouwd in 2016, en is dus helemaal van deze tijd. Maar daar blijft het niet bij, we blijven ons bezig houden met de nieuwste ontwikkelingen op dit gebied en blijven bezig om deze toe te passen in ons systeem, zodat je altijd werkt met het meest moderne product.
Makkelijk boekhouden
Het systeem is zo simpel mogelijk uitgedacht zodat het voor iedereen goed te bedienen is, het is overzichtelijk en logisch ingedeeld. Er is bijna geen uitleg nodig over hoe het werkt, zo gemakkelijk is het te bedienen.
Overal toegankelijk
Het enige wat je nodig hebt is werkend internet, want dit programma is online te gebruiken! Je hoeft niets te downloaden of te installeren, maar je kan direct aan de slag. Ons programma werkt op alle besturingssystemen. Ook is het programma fullscreen, dus lekker overzichtelijk op iedere computer.
Betrouwbaar
Betrouwbaarheid en veiligheid staan bij ons voorop, want wij snappen dat je boekhouding alleen voor jou bedoeld is. Al je gegevens zijn veilig, en niet toegankelijk voor anderen.
Meer dan boekhoudpakket
Omdat je werkt met gevoelige data, snappen wij dat je de optimale beveiliging wil voor jouw computer. Zo bieden wij ook virusscanners aan voor uw computer, laptop en telefoon. Dit kan al vanaf 10 Euro per jaar zodat je optimaal beveiligd aan de slag kan met je boekhouding.
Modulair systeem
Er zijn verschillende modules in ons systeem, zoals CRM, voorraadsysteem, ordersysteem, facturatie, financieel, die met elkaar zijn gekoppeld. Je betaalt alleen voor wat je nodig hebt, je kan dus het best passende pakket kiezen en je betaalt niet te veel.
Handige pakketten
We bieden een aantal standaard pakketten aan in verschillende prijsklassen. Zit de combinatie niet helemaal tussen die je zoekt? Dan kunnen we speciaal voor jou de combinatie maken die je graag zou willen, voor een duidelijke prijs, zonder verborgen kosten.
Betrouwbare service
We helpen je graag met al je vragen, we staan voor je klaar via de email, maar ook telefonisch zijn we bereikbaar. Als je problemen ervaart, doen we er alles aan om die zo snel mogelijk voor je op te lossen, want pas als jij tevreden bent, zijn wij het ook.
Demo foto’s
Deze tevreden klanten gingen u voor
Wat een fijn programma! Producten en voorraad zijn makkelijk bij te houden, en ook een factuur is in een handomdraai gemaakt. Wil geen ander boekhoudprogramma meer!
Villa Frummel
Blij met dit programma. Handig in gebruik en heel overzichtelijk.
Johan